Насколько эффективно вы учитесь или работаете? Как и в чем измерить свою эффективность и понять, как распределять силы? На помощь придет принцип Парето – закон, который на первый взгляд кажется парадоксальным, но на самом деле находит применение почти в любой деятельности.
Закон сформировал экономист и социолог Вильфредо Парето:
«20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата».
Как это работает?
В любой работе часть усилий затрачивается впустую (КПД никогда не может быть равен 100 %, это известно из курса физики). Но закон Парето говорит не об этом, а о том, что «полезные» усилия и видимый измеримый результат связаны не линейно.
Осознавать это на первый взгляд обидно: это что же, 80 % рабочего или учебного дня приносят такой низкий результат?
Наглядно действие закона можно увидеть в самых разных областях человеческой деятельности.
- У любой крупной компании, как правило, 20 % крупных клиентов приносят 80 % прибыли.
- В любом сообществе (как в интернете, так и в офлайне) 80 % активности генерируют 20 % участников (или даже меньше).
- 20 % учебного материала дают вам 80 % знаний.
- При выполнении любого проекта немалое время уходит на обсуждение, планирование, распределение задач и лишь часть времени (возможно, те самые усредненные 20 %) на непосредственное выполнение.
Почему так получается?
Есть несколько причин.
- Человек не способен работать эффективно все время. Даже взрослые студенты на лекции не способны удерживать внимание ровно 1 ч 20 минут, а для школьников, даже старшеклассников, предел концентрации – 25–30 минут (и то если урок очень интересный). Остальное время деятельность не будет приносить большого результата. То же самое можно сказать про стандартный рабочий день. Если выбросить из него обдумывание задачи, поиск вдохновения, обсуждение с коллегами (я даже не говорю о перерывах на кофе), то останется уже совсем не 8 часов.
- Мотивация человека не статична, она постоянно колеблется. Например, в начале семестра у студента может быть высокая мотивация (если изучаемые науки ему интересны), в середине мотивация слегка падает (устал, немного поднадоело, нашел другое интересное занятие), перед экзаменом кривая снова идет вверх (хочется сдать экзамен на «отлично»). В моменты спада КПД становится ниже и усилия затрачиваются с малым результатом.
- Есть важные факторы влияния, а есть второстепенные и совсем неважные. Например, вы менеджер по продажам и готовите презентацию или коммерческое предложение. Вам хочется оформить его красиво, чтобы произвести впечатление и вы тратите на подготовку два часа. А основной результат при переговорах принесет ваша способность убеждать и, возможно, клиент не будет вглядываться в то, как оформлена презентация, а будет больше слушать. Здесь 20 % усилий (переговоры, которые длятся один час) принесут 80 % результата (повлияют на решение больше, чем вся подготовка, которая шла пару недель).
Как применять этот закон себе на пользу?
От этого парадокса не уйти – намного лучше научиться применять его так, чтобы он приносил пользу в работе.
- Стоит осознать, какие факторы наиболее значимы, а какие нет.
Например, в учебе более значимый фактор – усвоение и повторение информации, а также ее применение на практике, а менее важный – все, что сопутствует процессу учебы. Например, оформление конспекта. Если остается мало времени до экзамена, то гораздо оптимальнее сосредоточить свое внимание на практике. То же касается и работы: если до выполнения плана в конце месяца не хватает продаж на какую-то сумму, возможно, ее легко покроет одна продажа крупному клиенту, чем десяток поставок мелким.
- Осознав важность факторов, правильно расставлять приоритеты.
Это универсальное правило для личной эффективности. Чем важнее задача, тем больше на нее нужно времени – только нужно помнить, что в уделенное задаче время должны попадать более весомые и продуктивные дела.
- Понять, что 80 % усилий – вовсе не «пустые».
Без этих 80 % не было бы и «продуктивных» 20 %. Невидимые или почти невидимые 80 % усилий поддерживают оставшиеся 20 % результата, как корни дерева – его ствол и крону. Если выбросить из учебника 80 % вспомогательной информации, не получится квинтэссенция знаний – останется просто разрозненный набор фактов, который будет невозможно понять. А если на работе решать лишь 20 % стратегических задач, то компания утонет в рутине, которую незаметно обеспечивали 80 % усилий сотрудников.
Так как совсем уйти от «малоценных» (на самом деле нет) дел не получится, да и не нужно, стоит лишь расставлять приоритеты и в моменты цейтнота фокусироваться на более важных решениях – тех, которые оказывают долгосрочное влияние или наоборот важны прямо здесь и сейчас. А остальные менее значимые дела можно временно отодвинуть. Когда приоритеты ясны, то справляться с делами намного легче.