Что такое матрица Эйзенхауэра, плюсы и минусы?

Содержание:

Грамотное планирование важно не только на больших предприятиях. Планировать свое собственное время порой важнее.

Иногда кажется, я сегодня столько дел переделал(а), сил к вечеру не осталось. А если проанализировать день, оказывается, что не так много и сделано и на завтра осталось куча незавершенных.

Столкнувшись с необходимостью планировать время, я пересмотрела несколько техник. Попробовала разные и выбрала наиболее простую и понятную, на мой взгляд технику – «Матрицу Эйзенхауэра».

Что такое матрица Эйзенхауэра, какие задачи решает?

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – 34-й президент США – родился 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас), умер 28 марта 1969 года в Вашингтоне, федеральный округ Колумбия. Президент США с 20 января 1953-го по 20 января 1961 года.

Одна только его военная карьера обеспечила бы Эйзенхауэру выдающееся место в американской истории.

Политик разработал схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач.

Основной посыл, данной схемы отражает его известная фраза.

“Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными”.

Проблема не в том, что мы плохо работаем, а в том, что мы неверно ставим цели и выбираем приоритеты. В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания.

По каждой задаче мы отвечаем на два вопроса:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Записываем задачи в соответствующие квадраты.

Пример заполнения в google таблице:

Google таблицы, удобны тем, что это просто и можно дать ссылку коллегам, чтобы они видели, что ты делаешь сегодня.

Квадрат A: важные и срочные

Дела, которые нужно выполнить здесь и сейчас. Невыполнение грозит срывом целей.
Задачи, грозящие затруднениями в жизни.
Здоровье.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым.

Если у вас вышло, что в первом квадрате большая часть дел – это беда.

Но по мере проработки остальных квадратов, картинка станет яснее.

Дальше будет фишка по работе с пожарным квадратом.

Квадрат B: важные, не срочные

Основная деятельность.

Вносим ежедневные задачи, которым нужно уделить внимание в течение дня.

Адекватно распределите время, дабы не торопясь, без паники все успеть.

Не затягивайте, не переносите задачи В в горящий квадрат.

Квадрант C: срочные, не важные

Отвлекающие.

Дела срочные, но не помогающие в достижении целей. Важно не путать и не внести их в квадрант А.

Квадрант D: не срочные и не важные

Не несущие пользы;
Бесполезные приятности.

Тут музычка, друзья и игрушки. Это наш отдых, там где не нужно напрягать мозг.

Что делать, если в пожарном квадрате нарисовалось несколько дел и не знаешь за что хвататься?

Я прогоняю эти задачи через фильтр вопросов повторно:

Это важно? – да/нет

Это срочно? – да/нет

Делаю еще одну таблицу, похожую на основную. Отличие в том, что здесь участвует шкала приоритетности от 1 до 4. Где:

супер важно (сделай сам),
супер важно (сделай сам, позже),
супер важно (делегируй),
супер важно (можно перенести срок).

По такому же принципу можно раскидывать задачи и в квадрате В – важные, не срочные.

Плюсы

Простота. Легко понять и внедрить, небольшое количество подкатегорий.
Можно применять не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни.
Легко оптимизировать под свои задачи.
Помогает быстро определиться с приоритетом выполнения задач.
Визуализация процессов. Можно вести статистику.

Минусы

Субъективность: приоритеты задачам выставляются самостоятельно, бывают ошибки.
Ловушки мышления, например, когда важным и приоритетным кажется все подряд.
Не учитывает другие факторы приоритетности, главное «срочность», хотя важным может быть релевантность или степень отдачи.
Громоздкая: принцип интуитивно понятен, заполнять каждый раз всю матрицу нет смысла.

Вот готовый шаблон в google документе применяйте, внедряйте. И пусть у вас никогда не горит.

Для использования, сделайте копию.