В поисках нового метода управления командой? А может ваши сотрудники затягивают со сроками или никак не могут найти общий язык? Попробуйте методологию kanban, японцы плохого не посоветуют.
Еще в 50-е годы прошлого столетия на заводе Toyota начали применять этот метод. Его автор Тайити Оно «подсмотрел» систему в супермаркете, наблюдая за покупателями, которые самостоятельно выбирают товар. Он перенес этот способ на производство, считая ключевой фигурой именно работника, который лучше сторонних отделов знает, что точно ему необходимо. Так, сотрудники компании начали самостоятельно ставить задачи друг другу, записывая их на сигнальных карточках. Например, рабочий с конвейера передавал на склад пустую коробку с карточкой, в которой описывал, какие и сколько деталей ему необходимы. Эта методология призвана ускорить производственные процессы.
Kanban успешно применяют не только при промышленном производстве, didgital-мир также активно пользуется этим методом. Да вы и сами наверняка с ним знакомы. Вспомните, вероятно вы уже пользовались сервисами Trello, Taskifai или Asana? Можно даже не заводить виртуальную доску задач, а ограничиться реальной. При условии, что вы работаете в офисе. Но все же, виртуальная удобней, разберем на примере Trello.
Допустим, у вас небольшое SMM-агентство. Вы ведете 5 клиентов, в вашей команде 4 человека: вы сами, в качестве проджект-менеджера, копирайтер, таргетолог и дизайнер. И все вы работаете удаленно. Как можно организовать процесс? Ну, например, вы создадите общий чат и будете кидать туда задачи, а потом вам придется лично спрашивать каждого, как обстоят дела? Успевает ли сотрудник, не просрочит ли дедлайн, справляется ли с нагрузкой? Неудобно, прежде всего вам.
Можно завести 5 досок в Trello, по каждой на клиента. Принцип прост: доска делится на 3 основных поля, но можно сделать и больше. Итак:
1 поле «to do» — то, что необходимо сделать. Вы сами заводите карточки и прикрепляете к ним сотрудников, ставите дедлайны. Например, задача: написать 4 поста про котиков к среде 13:00. Прикрепляете копирайтера Ивана Золотое перо. Также добавляете в карточку все замечания от клиентов, свои пожелания, прикрепляете ссылки на материалы или гугл-доки. Ивану Золотому перу приходит оповещение на почту gmail. Задача поступила, если он свободен, то приступает к работе и перетаскивает ее на следующее поле.
2 поле «doing». Вы видите, что задача понятна, сотрудник приступил, можно немножко расслабиться. Кстати, в карточке есть возможность задавать вопросы и отвечать на них, этакий мини-чат. Вся инфа будет находиться в одном месте. Как только автор закончит с постами, он прикрепляет документ с текстом и переносит карточку на следующее поле.
3 поле «done». Дальше обычно к делу подключается дизайнер. Иван Золотое перо тегает в карточке пикчера, тот видит, что текст готов и забирает к себе в работу. Можно завести отдельную для дизайнера, чтобы отследить и его процесс.
Помимо очевидных плюсов в упорядочивание работы есть и еще несколько:
- Доски задач — идеальный инструмент для социофобов. Команда может не общаться лично, результат не пострадает. Стесняшки-программисты, например, будут счастливы. К тому же, если между сотрудниками напряженные отношения, это не скажется на работе. Так как им не придется общаться лично, достаточно оставлять инструкции в карточке.
- Руководитель всегда сможет объективно оценить нагрузку на каждого члена команды. Это поможет грамотно распределять задачи, не перегружая сотрудников. Следить за работоспособностью, кстати, тоже. Если дедлайны постоянно горят, всегда легко отследить «слабое звено» — в карточках видно время, когда произошли изменения.
- Можно работать удаленно в любое время. Самый главный плюс — сотрудники сами заведуют рабочим временем, главное, вовремя выполнить задачу.
Методология kanban несомненно очень удобная штука, однако не стоит пренебрегать старыми-добрыми способами работы с командой. Не забывайте проводить «живые» совещания, поздравлять коллег и хотя бы иногда общаться в чатах на отвлеченные темы. Командный дух нужно поддерживать.
А вместе с командным духом, можно и навыки поддержать/прокачать. Для этого у нас есть корпоративное обучение. Обучаем по индивидуальной программе, разработанной под ваш запрос. Или подбираем существующую программу под вашу задачу.